1. Mise en place d’un environnement de travail fiable et sécurisé :
• Création d’une boîte mail dédiée “assistante” pour fluidifier les échanges avec le cabinet comptable, les fournisseurs et autres interlocuteurs.
• Paramétrage des connexions nécessaires (abonnements, fournisseurs, espaces partenaires) pour accéder rapidement aux factures
• Gestion et stockage des données selon le RGPD, avec accès sécurisé et mots de passe robustes
2. Collecte et traitement mensuel du courrier :
• Récupération du courrier professionnel autour du 5 de chaque mois
• Ouverture et tri rigoureux : factures, relevés bancaires, assurances, contrats, notifications administratives…
• Classement physique dans des classeurs dédiés que j’ai créés pour structurer durablement l’archivage
3. Pré-comptabilité complète :
• Scan systématique de toutes les factures et documents comptables
• Organisation dans un dossier numérique structuré, stocké sur disque dur externe dédié
• Dépôt des documents sur l’espace comptable du client (ex. DEXT)
• Lettrage mensuel : rapprochement factures / relevés bancaires
• Recherche proactive des pièces manquantes : vérification dans les e-mails, récupération sur les espaces fournisseurs / abonnements, contact direct avec les fournisseurs si nécessaire
4. Archivage numérique et papier :
• Mise en place d’un double système de classement (papier + digital)
• Rangement du courrier et des pièces classées selon une logique simple, durable et adaptée aux besoins du client